Elementos de la teoría de la organización y la teoría gerencial

Historia de la Administración

Administración Antigua

       El pensamiento de la administración data de muchos años atrás ya que nace con el hombre mismo en la necesidad de coordinar actividades, planificar, tomar decisiones y de llevarlas a cabo, en la administración antigua se encuentra muchos de los fundamentos administrativos de la actualidad.

Administración Edad Media

        En la edad media hubo una descentralización del gobierno que se diferencio de las formas administrativas anteriores. Hubo evolución de las ideas administrativas y se consolido instituciones importantes como la iglesia católica que influyo mucho por su organización y funcionamiento.

Administración Edad Moderna

         Surgió en Prusia Austria un movimiento administrativo conocido como cameralita en el cual trato de mejorar los sistemas administrativos usados en la época. Se puso énfasis en el desarrollo de principios administrativos como fueron la selección y adiestramiento de personal, especialización de funciones y el establecimiento de controles administrativos. En 1776 Adam Smith anuncio el principio de la división del trabajo, considerándolo necesario para especialización.

Administración Edad Contemporánea

         La administración científica de Taylor surgió en esta época cumplió con una función muy importante suministró las herramientas, las técnicas necesarias para su expansión y desarrollo. Frederick Taylor fue unos de los principales exponentes del cientificismo, en sus principales aportes a la administración están los principios administrativos, los mecanismos de la administración, el pago por destajo la selección del personal y la característica de los trabajos humanos. Henry Fayol demuestra que es una actividad común a todas las organizaciones: como el hogar, empresa, gobierno, indicando que siempre que haya una organización cualquiera que sea su tipo debe existir administración.

Administración

          La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

Esta definición se subdivide en cinco partes fundamentales:

·          Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye: 

·         Planificación: Consiste básicamente en elegir y fijar con anticipación las misiones y objetivos de la organización.

·         Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

·         Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.

·         Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas.

Principios de la administración

         Las investigaciones de Henry Fayol en el área de administración, se basaron en un enfoque sintético, global y universal de la empresa, con una concepción anatómica y estructural de la organización. Uno de sus resultados fue la creación de una serie de 14 principios que toda empresa debería aplicar para lograr altos índices de eficiencia:

·         Unidad de mando: Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo superior. De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado.

·         Autoridad: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendrá obediencia si no existe la capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario tener la capacidad de dar órdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas.

·         Unidad de dirección: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado. Además, de contar con un administrador para cada caso.

·         Centralización: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la responsabilidad final, se necesita delegar a subalternos la capacidad de supervisión de cada actividad.

·         Subordinación del interés particular al general: Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se debe  buscar el beneficio sobre la mayoría.

·         Disciplina:Cada miembro de la organización debe respetar las reglas de la empresa, como también los acuerdo de convivencia de ella.

·         División del trabajo:La correcta delimitación y división de funciones es primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar la especialización del personal para aumentar la eficiencia.

·         Orden:Cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él. Todo material debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde.

·         Jerarquía:El organigrama y jerarquía de cargos debe estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de sección, todos deben conocer  a su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.

·         Justa remuneración: Todo empleado debe tener clara noción de su remuneración y debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.

·         Equidad:Todo líder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento adecuado.  A su vez, deben tener un trato amistoso con sus subalternos.

·     Estabilidad:Una alta tasa de rotación de personal no es conveniente para un funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia de una persona en su cargo, así los empleados sentirán seguridad en su puesto.

·         Iniciativa:Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los subalternos para que determinen cómo realizar ciertos procedimientos.

·         Espíritu de cuerpo:El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover el trabajo colaborativo, que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral.

Elementos de la administración

·         Previsión: Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de cuales serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta los diversos cursos de acción posible.

La previsión comprende, las siguientes etapas:

v  Objetivos:Es la que propone los fines

v  Investigaciones:Se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con que puede contarse en las situaciones.

v  Cursos alternativos: Trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines propuestos.

·         Planeación: Fija tiempos de las determinaciones de las unidades que se planteen en los objetivos.

Comprende por las comprende, las siguientes etapas:

v  Políticas:Principios para orientar la acción.

v  Procedimientos:Secuencia de operaciones o métodos

v  Programas:Fijación de tiempos requeridos.

·         Organización: Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones, individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.

En la misma definición se ven claramente las siguientes etapas:

v  Jerarquías:Fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel de la organización.

v  Funciones:La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general que de propuso.

v  Obligaciones:las que tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeña por una persona.

·         Integración: Son conocimientos que se dan al organismo social de todos aquellos medios que la mecánica administrativa por lo cual deben ser eficaces para realizar este funcionamiento, para mejor desarrollo.

Como etapas:

v  Selección:Técnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios

v  Introducción: La mejor manera para lograr que los nuevos elementos se articulen lo mejor y más rápidamente que sea posible al organismo social.

v  Desarrollo:Todo elemento en un organismo social busca y necesita progresar.

·         Dirección: es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz, los planes Escogidos.

Comprende, por lo tanto, las siguientes etapas:

v  Mando o autoridad:Es el principio del que se deriva toda la administración y, por lo mismo, su elemento principal, que es la dirección.

v  Comunicación:Es como el sistema nervioso de un organismo social; lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de este, hacia cada órgano siguiendo las ordenes de coordinación.

v  Supervisión:La función última de la administración es el ver si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y ordenado.

·         Control: consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Comprende por lo mismo tiene etapas:

v  Establecimiento de normas:Llevan control del comportamiento.

v  Operación de los controles: Funciones de técnicos y especialistas.

v  Interpretación de resultado:Retroalimentación en la administración.

 La gerencia

       La palabra gerencia se utiliza para denominar al conjunto de empleados de alta calificación que se encarga de dirigir y gestionar los asuntos de una empresa. El término también permite referirse al cargo que ocupa el director general (o gerente) de la empresa, quien cumple con distintas funciones: coordinar los recursos internos, representar a la compañía frente a terceros y controlar las metas y objetivos.

Objetivos.

Algunos de los objetivos son:

·         Posición en el mercado.

·         Innovación.

·         Productividad.

·         Recursos físicos y financieros.

·         Rentabilidad (rendimientos de beneficios).

·         Actuación y desarrollo gerencial.

·         Actuación y actitud del trabajador.

·         Responsabilidad social.

Importancia

           La importancia de la gerencia radica en que es considerada como la responsable del éxito o el fracaso de un negocio; ya que es la unidad de la empresa que se encarga dirigir y gestionar la empresa, haciendo que los integrantes del grupo subordinen sus deseos individuales para alcanzar los objetivos. Para eso, la gerencia debe aportar su liderazgo, conducción y capacidad de coordinación.

El gerente

          Es quien esta a cargo de la dirección o coordinación de la organización, institución o empresa, o bien sea de una parte de ella como un departamento o un grupo de trabajo.

El papel del gerente es utilizar tan eficientemente como sea posible todos los recursos a su disposición a fin de obtener el máximo posible de beneficio de los mismos.

Funciones del gerente

         Un gerente puede ejecutar simultáneamente, o al menos en forma continuada, todas o algunas de las siguientes cuatro funciones:

·         Planeamiento: Cuando la gerencia es vista como un proceso, planeamiento es la primera función que se ejecuta. Una vez que los objetivos han sido determinados, los medios necesarios para lograr estos objetivos son presentados como planes. Los planes de una organización determinan su curso y proveen una base para estimar el grado de éxito probable en el cumplimiento de sus objetivos. Los planes se preparan para actividades que requieren poco tiempo, años a veces, para completarse, así como también son necesarios para proyectos a corto plazo. Ejemplo de planes de largo alcance podemos encontrarlos en programas de desarrollo de productos y en las proyecciones financieras de una compañía. En la otra punta de la escala del tiempo, un supervisor de producción planea el rendimiento de su unidad de trabajo para un día o una semana de labor. Estos ejemplos representan extremos en la extensión de tiempo cubierta por el proceso de planeamiento, y cada uno de ellos es necesario para lograr los objetivos prefijados por la compañía.

·         Organización: Para poder llevar a la práctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido preparados, es necesario crear una organización. Es función de la gerencia determinar el tipo de organización requerido para llevar adelante la realización de los planes que se hayan elaborado. La clase de organización que se haya establecido, determina, en buena medida, el que los planes sean apropiada e integralmente apropiados. A su vez los objetivos de una empresa y los planes respectivos que permiten su realización, ejercen una influencia directa sobre las características y la estructura de la organización. Una empresa cuyos objetivos es proveer techo y alimento al público viajero, necesita una organización completamente diferente de la de una firma cuyo objetivo es transportar gas natural por medio de un gasoducto.

·         Dirección: Esta tercera función gerencial envuelve los conceptos de motivación, liderato, guía, estímulo y actuación. A pesar de que cada uno de estos términos tiene una connotación diferente, todos ellos indican claramente que esta función gerencial tiene que ver con los factores humanos de una organización. Es como resultado de los esfuerzos de cada miembro de una organización que ésta logra cumplir sus propósitos de ahí que dirigir la organización de manera que se alcancen sus objetivos en la forma más óptima posible, es una función fundamental del proceso gerencial.

·         Control: La última fase del proceso gerencial es la función de control. Su propósito, inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución en relación con los patrones de actuación y, como resultado de esta comparación, determinar si es necesario tomar acción correctiva o remediar que encauce la ejecución en línea con lar normas establecidas. La función de control es ejercida continuadamente, y aunque relacionada con las funciones de organización y dirección, está más íntimamente asociada con la función de planeamiento.

Desarrollo de las habilidades gerenciales

        Para poder ejercer las funciones y roles propios de la gerencia, un gerente debe poseer ciertas habilidades. Existen tres grandes grupos de habilidades gerenciales, que debe dominar un gerente para ser exitoso:

·      Habilidades técnicas: involucra el conocimiento y experticia en determinados procesos, técnicas o herramientas propias del cargo o área específica que ocupa.

·    Habilidades humanas: se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con la gente. Un gerente interactúa y coopera principalmente con los empleados a su cargo; muchos también tienen que tratar con clientes, proveedores, aliados, etc.

·    Habilidades conceptuales: se trata de la formulación de ideas, entender relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas en forma creativa, etc.

Dependiendo del nivel gerencial, se vuelven más o menos importantes las distintas habilidades. Si bien en todos los niveles son importantes las habilidades humanas, en los altos niveles gerenciales se hacen más importantes las habilidades conceptuales (para poder ver a la organización como un todo, planificar, etc.), mientras que en los niveles más bajos, tienen mucha importancia las habilidades técnicas.

A medida que el mundo de los negocios cambia, también lo hace la necesidad de determinadas habilidades gerenciales. Es por ello que todo gerente, o quien aspire serlo, debe estar en una constante actualización y mejora de sus habilidades gerenciales. En esta sección identificamos y desarrollamos las principales habilidades que un gerente debe poseer.

Tendencias y enfoques gerenciales

        Ante los grandes cambios tecnológicos, económicos, sociales, políticos, demográficos, que enfrenta el mundo en general, las   organizaciones   han tenido que cambiar   de   forma rápida y constante   la forma de manejar sus negocios, buscando cada día ser más   competitivas en un mundo globalizado en el cual se encuentran, por lo tanto la gerencia tendrá que incursionar en las tendencias gerenciales y adaptarse a los nuevos enfoques que le permitan alcanzar eficiencia, competitividad y sostenimiento en el mercado, con el objetivo de   mejorar su   gestión empresarial y la capacidad de respuesta de la organización a las nuevas   exigencias del mercado actual.

La gerencia debe ser proactiva y estar en la capacidad de enfrentar los cambios tanto a nivel interno como externo que se presenten en su entorno de mercado, convirtiéndolos en oportunidades,   que le permitan alcanzar la   innovación en sus procesos, productos y servicios, implementando nuevas tecnologías   logrando de esta manera tener una visión clara del futuro de su   organización.